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Informativa sulla privacy di ESL

Informativa sulla privacy

ESL si impegna a rispettare la privacy e la sicurezza dei tuoi dati personali. Questa Informativa sulla privacy spiega come vengono raccolti, utilizzati, condivisi e protetti. È importante leggere la presente Informativa per sapere in che modo e per quali finalità vengono utilizzati i tuoi dati personali.

Questa Informativa sulla privacy si presenta con una struttura multi-livello, in modo tale da cliccare  e consultare facilmente le varie sezioni indicate qui di seguito.

 

1. Chi siamo

ESL è un “data controller”, vale a dire il soggetto responsabile delle finalità e delle modalità di trattamento dei tuoi dati personali. In virtù della legislazione sulla protezione dei dati, operando in qualità di data controller siamo tenuti a comunicare a chiunque ci fornisca i suoi dati personali, direttamente o tramite terzi, le informazioni contenute nella presente Informativa.

Riportando i termini “ESL”, “noi”, “ci” o “nostro” nella presente Informativa, facciamo riferimento alla società pertinente qui di seguito, responsabile del trattamento dei tuoi dati personali:

 

ESL Services IT S.R.L (Reg No: 09312690960) Via Montebello 27, 20121 Milano

 

2. Responsabile della protezione dei dati

Abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), incaricato della supervisione delle domande relative alla presente Informativa sulla privacy. Per qualsiasi domanda, incluse le richieste di esercitare i tuoi diritti legali, ti invitiamo a contattare il DPO utilizzando le informazioni indicate qui di seguito:

 

Informazioni di contatto

Indirizzo email: [email protected]

Se sei cittadino britannico o residente nel Regno Unito e desideri contattare il nostro rappresentante per il Regno Unito: Kaplan UK Limited, UK Data Protection Representative, Palace House, 3 Cathedral St, Londra SE1 9DE, Inghilterra.

Hai diritto a presentare un reclamo all’autorità competente in qualsiasi momento. Tuttavia, saremo lieti di poterci occupare personalmente delle tue richieste prima di rivolgerti a loro e ti invitiamo a contattarci in qualità di tuoi primi referenti.

 

3. Cosa sono i dati personali?

I dati personali sono tutte le informazioni su un determinato individuo che ne consentono l’identificazione. Nome, indirizzo, numero di telefono e numero di conto bancario sono esempi di dati personali. Non includono dati in cui l’identità è stata rimossa (dati anonimi).

 

4. Principi della protezione dei dati

Rispettiamo la legge sulla protezione dei dati, secondo la quale i dati personali in nostro possesso devono essere:

  • Usati in modo legale, equo e trasparente.
  • Raccolti solo per finalità valide spiegate chiaramente e non utilizzati in modo incompatibile con tali finalità. 
  • Pertinenti e limitati solo alle finalità che sono state chiaramente spiegate.
  • Accurati e aggiornati.
  • Conservati solo per il tempo necessario alle finalità che sono state chiaramente spiegate.
  • Conservati in modo sicuro.

 

5. Come utilizziamo i dati personali

Utilizzeremo i dati personali solo quando consentito dalla legge. Più comunemente, li utilizzeremo nelle seguenti casistiche: 

  • Quando abbiamo bisogno di avviare l’esecuzione di un contratto stipulato con te.
  • Quando dobbiamo rispettare un obbligo legale.
  • Quando è necessario per i nostri interessi legittimi (o quelli di una terza parte) e i tuoi interessi e diritti fondamentali non prevalgono su tali nostri interessi.
  • Possiamo anche utilizzare i tuoi dati personali nelle seguenti situazioni, che saranno probabilmente meno comuni:
  • per proteggere i tuoi interessi vitali (o quelli di una terza persona).
  • quando necessario per il pubblico interesse o per motivi ufficiali.  

 

In generale, non ci basiamo sul consenso come base legale per l’elaborazione dei dati personali, se non per l’invio di comunicazioni di marketing diretto via e-mail. Hai il diritto di ritirare il consenso alle finalità di marketing in qualsiasi momento, cancellando l’iscrizione attraverso il link alla fine dell’email oppure contattandoci all’indirizzo email fornito di seguito.

 

6. I dati personali che raccogliamo

Domande

Quando richiedi informazioni o fai domande su uno dei nostri servizi o prodotti, possiamo utilizzare i dati personali forniti per soddisfare la tua richiesta o rispondere alla tua domanda. Ad esempio, per ordinare un catalogo, richiedere un’offerta personalizzata, elaborare la tua registrazione o comunicare con te.

È nel nostro legittimo interesse utilizzare i tuoi dati personali, affinché tu possa ricevere tutte le informazioni utili che ci sono state richieste.

 

Iscrizioni

Se inoltri una richiesta per uno programmi da noi proposti o in relazione all’alloggio, possiamo raccogliere i seguenti tipi di dati personali:

  • Dati di contatto personali, come nome, titolo, stato civile, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi email
  • Data di nascita
  • Sesso
  • Nazionalità e/o paese di nascita e/o paese di residenza
  • Numero di passaporto o codice fiscale
  • Informazioni sul visto e permesso di soggiorno
  • Percorso di studi, tra cui certificati accademici 
  • Professione
  • Informazioni su finanziamenti
  • Contatto di emergenza (nome, cognome, telefono, indirizzo email personale)
  • Stato di salute – condizioni e cure mediche rilevanti, allergie, esigenze dietetiche, difficoltà di apprendimento, fumatore/non fumatore
  • Lingua – madrelingua e altri livelli linguistici
  • Hobby e interessi

 

Per aiutarci a individuare la scuola e la famiglia ospitante più adatte, raccoglieremo le informazioni chiedendoti di rispondere a domande sulla tua personalità e su ciò che ti aspetti dal tuo periodo di studio all’estero. Ti  chiederemo inoltre di compilare una tua presentazione, affinché la tua famiglia ospitante e la scuola possano conoscerti meglio.

Per i minori di 18 anni, raccoglieremo le seguenti informazioni personali dei genitori o del tutore legale:

  • Nome
  • Data di nascita 
  • Codice fiscale
  • Numero di telefono
  • Indirizzo
  • Professione
  • Stato civile
  • Firma

 

È nel nostro legittimo interesse raccogliere e utilizzare le informazioni di cui sopra al fine di considerare ed elaborare la tua richiesta.

Raccogliamo i dati personali relativi alla richiesta di visto e al permesso di soggiorno al fine di rispettare i nostri obblighi legali. 

Potremmo anche chiedere di comunicare informazioni riguardanti eventuali condanne penali come parte della domanda. Dobbiamo utilizzare queste informazioni per rispettare i nostri obblighi legali.

 

Studio e alloggio 

Stipulando un contratto relativo al tuo programma di studio o all’alloggio, possiamo raccogliere ulteriori dati personali, tra cui le preferenze di alloggio: tipologia di casa, fumatori, con/senza bambini, tipo di camera, numero di pasti, esigenze dietetiche.

 

Usiamo un fornitore di pagamenti chiamato Ogone per procedere con il pagamento della cauzione. Tutti i dettagli della transazione sono criptati e protetti. Ti forniremo un link per accedere al loro portale di pagamento sicuro, dove ti verrà chiesto di condividere le informazioni di pagamento, come i dati della tua carta di credito, per versare la cauzione.

Il pagamento del saldo finale viene effettuato sul nostro conto bancario tramite bonifico.

Non raccoglieremo direttamente i tuoi dati bancari o le informazioni di pagamento, ma potremmo farlo nel caso in cui dovessimo emettere un rimborso.

Queste informazioni, insieme ai dati personali fornitici in precedenza in fase di registrazione, verranno da noi utilizzate per l’esecuzione del contratto stipulato. 

Possiamo inoltre raccogliere dati personali sul tuo stato di salute e su eventuali disabilità, al fine di prendere accordi appropriati e apportare modifiche per quanto riguarda il tuo benessere, la frequenza ai corsi o l’alloggio. Utilizziamo queste informazioni per l’esecuzione del nostro contratto, ma anche per adempiere ai nostri obblighi legali.

Possiamo inoltre raccogliere dati personali (come nome e numero di telefono) quando si viene indicati da un individuo come persona da contattare in caso di emergenza. Utilizziamo queste informazioni nell'interesse vitale dell’individuo. 

Avvalendoti di un agente per organizzare la registrazione e il programma di studio con noi, possiamo raccogliere i dati personali sopracitati direttamente dall’agente.

Marketing

Dove esplicitamente acconsentito o dov’è possibile fare affidamento sul legittimo interesse (ad esempio per gli ex studenti), possiamo utilizzare i dati personali per inviare newsletter, offerte speciali e servizi nuovi o esistenti che riteniamo possano essere di interesse, o per inviare sondaggi o questionari per conoscere meglio le esigenze e gli interessi dei nostri clienti. Se non si desideri ricevere tali comunicazioni, invitiamo a seguire i link di disiscrizione presente su qualsiasi comunicazione marketing o a contattarci, utilizzando le informazioni di contatto della presente Informativa.

Finalità aziendali interne

Possiamo utilizzare i dati personali per le nostre finalità aziendali interne. Questo è nel nostro legittimo interesse per operare come azienda e monitorare e migliorare i servizi offerti. Ove possibile, renderemo anonime queste informazioni. Per maggiori informazioni, ti invitiamo a contattarci utilizzando le informazioni di contatto della presente Informativa.

Tecnologie o interazioni automatizzate

Interagendo con il nostro sito web, possiamo raccogliere automaticamente dati tecnici sulla strumentazione, sulle azioni di navigazione e pattern, come indirizzo IP, sistema operativo, pagine visitate e richieste, l’ora e la data di connessione. Raccogliamo questi dati personali utilizzando i cookie e altre tecnologie simili. Per maggiori informazioni, rimandiamo alla nostra politica dei cookie sul nostro sito web.  

Quando non vengono forniti dati personali

Se abbiamo la necessità di raccogliere dati personali per legge o in base ai termini di un contratto, ma non riesci a fornire tali dati quando richiesto, potremmo non essere in grado di proseguire con l’esecuzione del contratto stipulato o che stiamo cercando di stipulare con te (ad esempio, per fornirti beni o servizi). In questo caso, potremmo essere costretti a cancellare un prodotto o un servizio, ma sarà nostra premura informarti debitamente al riguardo.

 

7. Quando e come condividiamo i dati personali con terze parti

Possiamo condividere i dati personali con terze parti quando richiesto dalla legge, quando necessario per procedere all’esecuzione del contratto o dove sussiste un legittimo interesse. Tali parti possono includere quanto segue:

I nostri fornitori di servizi: possiamo condividere i dati personali con altre aziende che svolgono determinati servizi per conto nostro. Questi servizi possono includere la fornitura di assicurazioni, l’elaborazione di pagamenti, il servizio ai clienti e l’assistenza marketing, lo svolgimento di analisi commerciali e di vendita e il supporto del nostro sito web e delle funzionalità IT. Questi fornitori di servizi possono ricevere o avere accesso ai tuoi dati personali al solo scopo di fornire questi servizi a noi o per conto nostro. ESL è il responsabile del trattamento dei dati e resterà responsabile dei tuoi dati personali.

I nostri partner commerciali: possiamo condividere i dati personali con la scuola con cui hai prenotato, con altri partner commerciali, o con il tuo sponsor o datore di lavoro con cui abbiamo stipulato un contratto relativo al tuo programma di studio.

Agenti: rivolgendoti ad un agente per gestire la tua domanda d’iscrizione con noi o per organizzare il tuo viaggio o alloggio durante il tuo periodo di studio, potremmo condividere i tuoi dati personali con loro.

Genitori e tutori: se hai meno di 18 anni, possiamo condividere i tuoi dati personali con i tuoi genitori o tutori legali al fine di mettere in esecuzione il  nostro contratto, rispettare gli obblighi legali e nel tuo interesse vitale.

Altri enti del gruppo: potremmo condividere i tuoi dati personali con altri enti del nostro gruppo aziendale, con lo scopo di rispondere alla tua richiesta, elaborare la tua domanda, nelle nostre regolari attività di report sulle prestazioni aziendali, nell’ambito di una riorganizzazione aziendale o di un esercizio di ristrutturazione del gruppo o per il supporto alla manutenzione del sistema e l’hosting dei dati.

Enti di controllo: potremmo dover condividere i tuoi dati personali se richiesto da un’autorità di controllo o per rispettare la legge.

Altri: potremmo condividere i tuoi dati personali con altre parti, ad esempio nell’ambito di una possibile vendita della nostra attività. Potremmo aver bisogno di condividere i tuoi dati personali per riuscire a perseguire le soluzioni disponibili o limitare i danni che potremmo sostenere.

 

8. Trasferimento dei dati personali ad altri paesi

In quanto parte di un gruppo più ampio di aziende internazionali con dipendenti, enti e fornitori di servizi in tutto il mondo, può accadere di dover trasferire i dati personali forniti in altri paesi situati al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE).

Le leggi sulla protezione dei dati in tali paesi potrebbero non essere così complete e fornire lo stesso livello di protezione dei dati personali di quelle all’interno dello SEE. In tale circostanze, adotteremo tutte le misure necessarie per garantire che i dati personali continuino ad essere trattati come indicato nella presente informativa. Queste misure includeranno meccanismi contrattuali appropriati. Per maggiori informazioni, ti invitiamo a contattarci utilizzando le informazioni di contatto della presente informativa.

 

9. Sicurezza dei dati personali

Abbiamo messo in atto delle debite misure di sicurezza per evitare che i dati personali vengano accidentalmente persi, utilizzati o consultati in modo non autorizzato, alterati o divulgati. Inoltre, limitiamo l’accesso dei dati personali ai soli dipendenti, fornitori di servizi, partner commerciali, agenti e altre parti che hanno una legittima necessità di conoscerli. Questi operatori elaboreranno le tue informazioni personali solo come da nostre istruzioni o come altrimenti concordato e sono soggetti a un obbligo di riservatezza.

Abbiamo inoltre messo in atto delle procedure per affrontare qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati. Notificheremo a te e a qualsiasi autorità di regolamentazione ogni violazione sospetta, laddove siamo legalmente tenuti a farlo.

 

10. Archiviazione e conservazione dei dati personali

Conserveremo i tuoi dati personali solo per il tempo necessario a soddisfare le finalità per cui sono stati raccolti, tra cui quelle per soddisfare i requisiti legali, contabili o di reportistica. Per determinare il periodo di conservazione appropriato, prendiamo in considerazione la quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali, il potenziale rischio di danni derivanti da un utilizzo non autorizzato o dalla divulgazione dei dati personali, le finalità per cui li trattiamo, la possibilità di raggiungere tali finalità con altri mezzi e i requisiti legali applicabili. Per maggiori informazioni, ti invitiamo a contattarci utilizzando le informazioni di contatto della presente informativa.

È importante che le informazioni personali in nostro possesso siano accurate e aggiornate. Ti preghiamo di comunicarci qualsiasi variazione dei tuoi dati personali durante il tuo rapporto con noi. In determinate circostanze, possiamo rendere anonimi i tuoi dati personali, affinché non possano più essere associati alla tua persona, nel qual caso potremo utilizzare tali informazioni senza dovertelo comunicartelo ulteriormente.

 

11. I tuoi diritti come persona interessata 

In determinate circostanze, hai diritto per legge di:

  • Richiedere l’accesso ai dati personali (noto come “richiesta di accesso ai dati”). Questo ti permetterà di ricevere una copia dei dati personali in nostro possesso e di verificarne la legittimità di trattamento. 
  • Richiedere la correzione dei dati personali in nostro possesso. Questo ti consentirà di correggere qualsiasi informazione incompleta o imprecisa che abbiamo sulla tua persona.
  • Richiedere la cancellazione dei dati personali. In questo modo, potrai chiederci di cancellare o rimuovere i tuoi dati personali nel caso in cui non ci siano più buone ragioni per continuare a trattarli. Puoi chiederci di cancellare o rimuovere i tuoi dati personali anche esercitando il diritto di opposizione al trattamento (vedi sotto).
  • Opporti al trattamento dei dati personali quando ci basiamo su un interesse legittimo (o su quelli di una terza parte) e qualcosa nella tua situazione particolare ti spinge ad opporti al trattamento. Puoi opporti anche quando elaboriamo i dati per scopi di marketing diretto.
  • Richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali. Questo ti permette di richiedere la sospensione del trattamento dei dati personali che ti riguardano, ad esempio se desideri stabilirne l’accuratezza o i motivi del trattamento. Puoi anche richiedere il trasferimento dei suoi dati personali a una terza parte.

 

Se desideri rivedere, verificare, correggere o richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali, opporti al trattamento o richiedere il trasferimento di una copia dei tuoi dati personali a una terza parte, contattaci utilizzando le informazioni di contatto della presente informativa.

 

Solitamente nessuna spesa richiesta

Non dovrai pagare alcun tassa per accedere ai tuoi dati personali (o per esercitare qualsiasi altro diritto). Tuttavia, possiamo addebitare una quota ragionevole se la tua richiesta di accesso è chiaramente infondata o eccessiva. In alternativa, possiamo rifiutarci di soddisfare la tua richiesta.

Cosa potremmo aver bisogno da te

Potremmo doverti richiedere informazioni specifiche per aiutarci a confermare la tua identità e garantire il tuo diritto ad accedere alle informazioni (o per esercitare qualsiasi altro tuo diritto). Questa è un’altra misura di sicurezza per garantire che le informazioni personali non vengano divulgate a persone che non hanno alcun diritto a riceverle.

Diritto a ritirare il tuo consenso

Nel caso in cui tu abbia fornito il consenso alla raccolta, al trattamento e al trasferimento dei tuoi dati personali per una finalità specifica, hai il diritto in qualsiasi momento di ritirare il consenso per quello specifico trattamento. Per farlo, ti invitiamo a contattarci utilizzando le informazioni di contatto nella presente informativa. Una volta ricevuta la notifica che desideri ritirare il tuo consenso, non tratteremo più le tue informazioni per la finalità o le finalità originariamente accettate, a meno che una base legittima ci consenta di continuare a farlo per legge.

12. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente Informativa sulla Privacy in qualsiasi momento e sarà nostra premura fornire una nuova Informativa ogniqualvolta verrà apportata una modifica sostanziale. Di tanto in tanto, potremmo informarti sul trattamento dei dati personali attraverso altre modalità.

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